Términos del servicio

Ocamia es un servicio operado por Ocamia Soft SAS, sociedad comercial colombiana con domicilio en Armenia, Quindío. Estos términos aplican a los negocios (restaurantes, tiendas, agencias de viajes y demás) que contratan Ocamia, a quienes llamamos “el cliente”. Al pagar una orden de pago o usar el panel, el cliente acepta estos términos. La aceptación y los documentos que intercambiamos por medios electrónicos tienen plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

Ocamia ofrece un agente de ventas por WhatsApp con inteligencia artificial, un panel para gestionar catálogo, pedidos o reservas y conversaciones, y una página pública del negocio. Las funciones incluidas dependen del plan contratado.

El agente responde con base en la información que el cliente carga (catálogo, precios, horarios, condiciones). Las respuestas automáticas pueden contener errores: el cliente debe revisar y confirmar cada pedido o reserva antes de despacharlo o cobrarlo. Ocamia no es parte de las ventas entre el cliente y sus compradores, ni fija sus precios o condiciones.

• Mantener actualizados y veraces su catálogo, precios, disponibilidad, horarios y políticas.
• Contar con los permisos y registros que exige su actividad (por ejemplo, el Registro Nacional de Turismo para agencias de viajes o los requisitos sanitarios para restaurantes) y cumplir con el Estatuto del Consumidor frente a sus compradores.
• Usar WhatsApp conforme a las políticas de Meta: no enviar mensajes no solicitados ni contenido prohibido.
• Cuidar sus credenciales de acceso al panel.

El servicio se paga por anticipado, por el periodo indicado en la orden de pago (uno o varios meses). Los precios se informan en pesos colombianos con el IVA incluido y, cuando aplica, discriminado.

Enviamos una orden de pago con el valor, el concepto, el código de pago y la fecha límite. El pago se hace en línea a través de Bold (tarjeta, PSE, Nequi u otros medios que ofrezca la pasarela) o por transferencia a las cuentas que indique la orden. Ocamia no conoce ni almacena los datos de tarjetas: los procesa Bold.

La orden de pago no es una factura. Una vez confirmado el pago, Ocamia Soft SAS expide la factura electrónica de venta conforme a la normativa de la DIAN y la envía al correo del cliente. Para expedirla a nombre de una empresa, el cliente debe suministrar su NIT y razón social.

No hay cobros automáticos ni renovaciones automáticas. Antes de terminar cada periodo enviamos una nueva orden de pago; si el cliente no la paga, el servicio no se renueva.

El plan se activa cuando se confirma el pago y dura el número de días indicado en la orden. La página pública del negocio puede permanecer en preparación hasta esa confirmación.

Si el periodo pagado vence sin renovación, las funciones pagas (como el agente de WhatsApp) se suspenden. Los datos del cliente se conservan según la Política de tratamiento de datos, y el cliente puede pedir su exportación o eliminación.

Podemos suspender el servicio si se usa para fines ilícitos, fraude, envío de mensajes masivos no solicitados o en contra de las políticas de Meta, avisando al cliente cuando sea posible.

El cliente puede dejar de usar el servicio cuando quiera, simplemente no pagando la siguiente orden. El periodo ya pagado sigue activo hasta su vencimiento.

Si el cliente tiene la calidad de consumidor según la Ley 1480 de 2011, puede ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago, salvo que la prestación del servicio ya haya comenzado con su acuerdo (artículo 47). En ese caso devolvemos el dinero dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.

Si el servicio no se activa por causas atribuibles a Ocamia, reembolsamos el valor pagado. Los pagos con tarjeta u otros instrumentos electrónicos pueden ser objeto de reversión en los casos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011.

Tratamos los datos conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y nuestra Política de tratamiento de datos personales. Respecto de los datos de los compradores que escriben al negocio o visitan su carta, el cliente es el responsable del tratamiento y Ocamia actúa como encargado, procesándolos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del cliente. Estos términos hacen las veces del contrato de transmisión de datos entre ambos.

Como responsable, el cliente se obliga a:

• Tener su propia política de tratamiento de datos y un aviso de privacidad, y obtener la autorización de sus compradores cuando la ley la exija. Ocamia agrega en la primera respuesta del asistente un aviso con el enlace a la política, pero eso no reemplaza las obligaciones propias del cliente.
• Usar los datos de sus compradores solo para atenderlos, no pedir por el asistente datos sensibles innecesarios y atender sus consultas y reclamos en los plazos de ley (Ocamia le ayudará con la información que tenga).
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligado a hacerlo.
• No exportar ni usar esos datos para enviar publicidad no solicitada.

Ocamia se obliga a tratar esos datos con seguridad y confidencialidad, a no usarlos para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, a avisar al cliente si ocurre un incidente de seguridad que los afecte y a eliminarlos o devolverlos al terminar el servicio, según la política.

El asistente responde de forma automática con base en la información que el cliente carga y puede equivocarse. Está configurado para no inventar precios, platos ni condiciones, para identificarse como asistente virtual si se lo preguntan y para pasar al equipo del cliente los pedidos, reservas y casos que requieren una persona. El cliente debe revisar la información de su catálogo, horarios y alérgenos y confirmar cada pedido o reserva: Ocamia no responde por los errores que se deriven de información incompleta o incorrecta cargada por el cliente.

Sobre alérgenos e ingredientes, el asistente solo informa lo que el cliente registró y, si falta el dato, dice que no lo tiene confirmado. La responsabilidad sobre la composición real de los platos es del cliente.

Si la tienda lo tiene activo, el asistente puede generar, a partir de una foto que envía el comprador, una imagen aproximada de cómo le quedaría una pieza del catálogo. Esa imagen la produce un sistema de inteligencia artificial: es una referencia visual, no una fotografía real del producto puesto, y puede diferir en tamaño, color o brillo. La información que obliga es la de la ficha del producto. El cliente es responsable de que las fotos de sus productos correspondan a lo que vende.

El asistente responde siempre a quien le escribe. Por iniciativa propia solo envía, dentro de la ventana de 24 horas que permite WhatsApp y a personas que ya iniciaron la conversación: (i) un aviso cuando el negocio abre a quien escribió con el local cerrado, y (ii) un único mensaje de seguimiento a quien llegó por un anuncio y dejó de responder, este último solo en los horarios que permite la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos). Quien escribe STOP no vuelve a recibir mensajes. El cliente no debe usar Ocamia para enviar publicidad masiva ni mensajes no solicitados.

Si el cliente conecta su cuenta de Meta, Ocamia envía a Meta, a nombre del cliente, eventos de su embudo (contacto, interesado, compra) con el teléfono del comprador cifrado mediante función hash y la referencia del anuncio. El cliente declara contar con las autorizaciones y avisos necesarios para ello y acepta las condiciones de Meta para sus herramientas comerciales.

El acceso al panel y a la aplicación móvil es personal. Se entra con un código enviado al correo, con contraseña o con la cuenta de Google asociada al mismo correo. El cliente puede cerrar sesión en cualquier dispositivo y solicitar la eliminación de su cuenta desde la aplicación o en Eliminar mi cuenta; los datos se eliminan según los plazos de la política de datos, salvo los que la ley obliga a conservar (por ejemplo, las facturas).

El software, la marca y los contenidos de Ocamia son de Ocamia Soft SAS. El catálogo, las fotos, la marca y los datos del negocio son del cliente, quien nos autoriza a usarlos solo para prestarle el servicio.

Trabajamos para que el servicio esté disponible y funcione bien, pero depende también de terceros (WhatsApp, Meta, la pasarela de pagos, proveedores de infraestructura). En la medida en que la ley lo permita, Ocamia no responde por pérdidas derivadas de interrupciones de esos terceros ni por la información incorrecta que el cliente cargue. Nada de lo aquí dispuesto limita los derechos que la ley reconoce al cliente como consumidor.

Puedes escribirnos a contacto@ocamia.com. Respondemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción.

Podemos actualizar estos términos; si el cambio es importante, lo avisaremos por correo o en el panel antes de que aplique a un nuevo periodo pagado. Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.